Title: Having Effective Meetings Between Advisors and Students by Mingyu Gao on Nov 2, 2020 | Tags: Academia, Advice, Students

原文链接：https://www.sigarch.org/having-effective-meetings-between-advisors-and-students/#undefined

来自高鸣宇老师在 sigarch 上发表的博客，以下是翻译：

导师和学生之间的有效合作和交流是学术成功的关键。不幸的是，在大多数情况下，导师只能提供一周一次或者两周一次，而非日常的一对一 meeting。这意味着学生一个月也无法和导师交流几次。因此如何优化会议，实现学生和导师之间的有效交流就很值得思考。

实际上，对我来说现在有很多重要的课题。过去一年半内，我们组扩张到了 8 位研究生（包括下一年即将入学的学生）和一些本科生，以及 gap-year 实习生。几乎每个人都有自己的独立课题，需要时间开会和讨论。每周都会有这样的一次会议，每次会议的时间限制在 30-45 分钟。在这种情况下，交流的有效性十分重要。

我站在导师和学生这两个角色的视角思考了这件事，我会基于最近的经验分享一些建议，希望这个一手的建议对于新的研究生和导师有用。

1. 在开始的时候建立合适的风格

在给出具体的建议之前，我想强调每个人有不同的偏好和工作风格。下面的建议不适用于所有人。因此了解彼此是很重要的，在师生关系开始的时候设置好清晰的期望。比如，学生可能会想知道导师的风格是怎样的，项目的里程碑和论文 deadline 可以预见一年内的节奏。导师也需要认知到学生有多独立，学生一周会在哪些时候工作，会工作多久。直接对话并不是一个坏主意，而不是一直观察并且慢慢适应。

这个可以理解为前期的沟通，这也十分重要。适应彼此的节奏。

2. 专注于长期路线图和脚下的路

很多低年级学生喜欢准备很长很细节的进展报告，描述他们上周做过的所有事情。因为他们担心到时会觉得他们做的太少了。我认为这是不够的。为了从宝贵的时间中获得更多的信息，学生应该 花更多的时间来寻求他们下一步应该做什么的建议。

我完全同意这一点，实际上我在 meeting 的早期也是这么做的。描述了一些工作，询问下一步应该做 A 好一点还是做 B 好一点。但是有的时候投入的时间不足，自己都没怎么思考，也没什么进度，那肯定也就没有 带着问题 去开会。这样的话可能只会觉得水过去就好了，浪费了宝贵的开会时间。

这是从导师那里学习如何思考研究问题，以及在 high level 审视项目的时间。更好的方法是学生简单地总结 where they are now in the overall plan，以及 接下来的计划是什么。之后导师可以开始提供评论和建议。

我认为之前有过简单的总结，但是缺少一个 overall 的整理，确实，我们需要先总结之前工作的结论，然后总结目前推进到了哪一步，对于整体进度到了哪一步，然后再阐述接下来的计划。

有两种形式的讨论比较通用。在项目早期，快速地根据精炼的总结，和 high level 的预期来建立 overall research roadmap 是非常重要的。低年级学生可能会提出一个有前途的想法，但是通常不会预见所有的设计问题和全部潜力。导师有助于彻底地分析挑战和机会，更好地找到期望的关键贡献。在投入阶段，应该把更多的时间花在 immediate next steps，也就是下周应该关注什么。比如诸多事情里面优先级最高的，如何调整以处理实验中不好的结果，为了让这个工作更完整还需要补充什么探索。

在这样的会议之后，学生对于接下来做什么应该有清晰的蓝图，不管是对于最终的文章，还是对于下次会议前的工作。在会议之后总结一个 to do list 总是有所帮助的，它可以作为便于查询的一次记录，下次会议之前也可以检查进度。

3. 在线下写作中保存细节

如果会议都是关于 high level 的想法，我们什么时候应该讨论同样重要的底层细节，例如定理证明、模型细节、工作进展描述和具体案例研究？我的建议是把他们全部保存下来。换句话说，学生应该 write detailed and comprehensive documents，包括这次会议中所有重要的，支撑 high level 观点的细节。导师可以在会议前后查阅这份文档。

我想强调的是这份文章需要 尽可能地详细，这个和仅仅总结要点的，简明的会议 slide 不同。一眼看上去，这似乎非常低效，因为写作是非常耗时的。但是相比其优点，这都是值得的。

目前参与了接近 3 个月 intern，在其中几次会议时会记下很多东西和细节，但是在过去一两个月之后，很多东西已经忘记了。一个研究项目的周期是很长的，因此这件事情确实也是有必要做的。

首先，当你开始写下这件事情的时候，作为学生，有机会组织整个 idea，回顾整个设计。有些时候总是会忘记一些事情，除非把他们都写下来，并且详尽地检查。其次，对老师来说，可以用充足的，线下的时间来仔细地浏览所有细节，而不是在背靠背的会议上，顶着紧凑的时间压力来做这些事情。第三点，对学生来说也是练习写作的好机会。如果你发现难以用文字清晰地解释完整的设计细节，总是将通过直接交谈来表达，那你应该记住，你是没有机会和文章审稿人交谈的。最后，这些内部文档的段落和图片很可能被重复使用，或者直接拷贝到最终的文章中。总之，你的时间没有被浪费。

不知道有哪种工具适于这种 内部文档，这个听起来是一个大家都能看到的，前期的 paper manuscript，应该有详细的图片和阐述。格式可能都接近于 paper 了，这个倒是可以请教一下老师们。 2023-03-21 11:15:15，谷歌文档和腾讯文档应该都能做

4. 学会做深度的分析

学生应该掌握的另一个技能是自己处理简单的问题，节约会议的时间，用这个时间来解决更重要和更困难的问题。这意味着学生应该学习如何独立地进行深度分析，以解决遇到的问题，或者至少收集足够的数据细节和证据，用于下一次会议的讨论。

一个例子是，当实验结果和初试期望不符时。与其等到下一次会议才报告给导师，不如通过分析数据主动找出合理的原因。一个技巧是 zoom in to the next level of details，或者 always measure one level deeper。例如，当网络数据包的时延呈现长尾（long tail）时，可以在 tail 中选择几个有代表性的数据包，检查它们的路由是否规律（从所有数据包进入到单个数据包），或者检查它们是否存在沿这些路径的常见热点（hotspot）（从整个路径（routes）进入到单个链接（link））。

首先，道理就是很简单的要自己主动。但是行动起来并不容易。并且，这并不是一个简单的按钮，“行动”或者“不行动”，通常，人会在几种状态中切换。有的时候是不想去推进这个课题，由于遇到了一些阻力，可能是没有找到充足的论文支撑，可能是受到了导师的批评，可能是 peer pressure，可能是审稿人的质疑，可能是程序的 bug。这是一个螺旋推进的过程，要不断地调整自己的状态，周期性地审视。

根据高老师举的例子，理解为做更加底层/细粒度的分析。

5. 寻求帮助

reach out for help

最后的建议，同样也是最重要的，就是 actively seek help when needed。从来没有人能够独自做所有事情。在你尝试了你能想到的一切方法后（比如那些前人的建议），是时候和你的同门交流，或者直接向导师寻求帮助。承认你遇到了问题，这个场景并不会羞耻或者尴尬。你不必等到下一次会议。发送一封短邮件，或者直接去导师的办公室，简单交谈 5 分钟。或许导师的一两个词就是一盏明灯，让你有更多进展，而不是被卡在原地。生活和研究总是有起有落。请记住，你并不孤单，导师在这里提供帮助和支持。

不必等到下一次会议，一定要主动，积极。

请记住，你并不孤单，导师在这里提供帮助和支持，当你找到了一起同行的人，一起讨论的人，一定要珍惜。

作为总结，有效的会议是 make a good plan for time and content。我的经验是按以下内容来组织。快速查看当前进度。主要花时间在改进建议和下一步的计划上。以待办事项摘要来结束会议。将简单和次要的问题，以及详细的审视作为离线任务。学习如何独立和全面地分析问题。在需要时积极寻求帮助。